Het actieve artikelbestand vormt de spil in veel processen bij productie- en handelsbedrijven, begint Koen. “Het heeft constant aandacht nodig om ervoor te zorgen dat alle processen vlekkeloos blijven verlopen. Als de levertijd van een bepaald product of grondstof van drie weken naar drie maanden wordt opgeschroefd, dan is het zaak je minimale voorraad daar op aan te passen. Anders grijp je snel mis en kun je orders niet uitleveren. Dat soort standaarden kun je allemaal in Exact ingeven om te bepalen welke voorraadniveaus je moet aanhouden zodat je je klanten niet teleurstelt. Voor productiebedrijven zijn nog veel meer variabelen van belang, zoals de man- en machine-uren die nodig zijn om een product te assembleren. En voor bedrijven die maatwerk produceren, gaat er ook nog een design- en ontwikkeltraject aan vooraf. Ook daarvoor bieden we oplossingen, zoals een integratie met CAD-software.”
Exact vormt altijd de solide basis, maar voor een optimaal ERP-landschap maken we ook gebruik van additionele software, zegt Koen. “Denk dan aan de implementatie van een Warehouse Management Systeem of de eerdergenoemde integratie met CAD-software. En voor optimaal zicht op de planning, voegen we er een planningsapplicatie aan toe, zoals Vplan. Doe je veel zaken met het buitenland? Dat resulteert vaak in een behoorlijk uitgebreide papierstroom met allerhande certificaten, douaneformaliteiten, enz. Met een tool als Scan Sys kan ook dat worden gedigitaliseerd. De bron blijft in alle gevallen Exact, maar niet alle disciplines zijn voor 100% in Exact te vangen. Daarvoor maken we dus gebruik van software van partners.”
Als alles draait, gaan we kijken waar we processen nog verder kunnen automatiseren met bijvoorbeeld een RPA-tool, zoals een BPA Platform van Orbis Software, vervolgt Koen. “Daarmee kun je bepaalde repeterende handelingen automatiseren of signaalfuncties creëren. Stel, een bestelling had vandaag binnen moeten komen, maar is er einde dag nog steeds niet, dan wordt er volledig geautomatiseerd een bericht naar de betreffende leverancier gestuurd. Ook is het mogelijk om volledig automatisch periodieke voorraadoverzichten te versturen naar de logistiek manager. Die hoeft vervolgens hardlopers, traaglopers of producten onder de minimum voorraad niet zelf uit het systeem te trekken, maar wordt hem of haar kant-en-klaar aangeboden.
Business Experts hanteert een projectmatige aanpak bij al deze implementaties. “Op basis van de behoefte bekijken we de mogelijkheden. Vervolgens werken we gefaseerd naar het eindresultaat, zodat de klant niet meteen verdrinkt in functionaliteiten en mogelijkheden”, benadrukt Koen en voegt eraan toe “dat zo’n allesomvattend ERP-systeem doorgaans is gebaseerd op Exact Globe, maar dat ook de uitbreiding met Exact Synergy of het alternatief, Exact Online, steeds meer mogelijkheden biedt. Zeker het nieuwe Exact Online Premium maakt het pakket veel breder inzetbaar.”
