Zó verandert EMVO Techniek de manometerwereld

Van inkoop en voorraadbeheer tot facturering en verzending: alles is nu geautomatiseerd

Al ruim vier decennia onderscheidt EMVO Techniek zich in de wereld van manometers. Wat ooit begon als een breed technisch handelsbedrijf, is uitgegroeid tot een gespecialiseerde organisatie waar kwaliteit, snelheid en persoonlijk contact centraal staan. Onder leiding van Wilbert Fassbender en Robin Hurx maakt het bedrijf zich met een doordachte automatiseringsstrategie klaar voor de toekomst. Hun motto zegt alles: “Wij kunnen de druk aan!”

“Mijn vrouw Marianne heeft EMVO Techniek samen met haar ouders in 1982 opgericht. Ik zit sinds 1997 in het bedrijf. In de beginjaren was ons assortiment heel breed: thermometers, pompschoepen en veel landbouwartikelen, maar de afgelopen jaren zijn we ons steeds meer gaan specialiseren in manometers”, vertelt Wilbert. “Het principe van een manometer is verrassend eenvoudig. Vergelijk het met een papieren verjaardagsfluitje: zodra je erop blaast, rolt het uit. Onze meters werken net zo.”

Persoonlijke Brabantse touch

De keuze voor manometers bleek een schot in de roos. “We zijn echte specialisten, hebben veel voorraad en kunnen snel schakelen en leveren. Daarbij denken we altijd in oplossingen. Die combinatie maakt ons bedrijf tot een succesverhaal. Dat krijgen we ook duidelijk terug van onze klanten”, benadrukt Wilbert. “Korte lijnen, direct contact. Alles met een persoonlijke Brabantse touch.”

Het werkveld van het bedrijf in Sint-Oedenrode is verrassend divers. Wilbert: “Wat je vraag of toepassing ook is, we hebben het in huis. Van diepzeeduiken tot de boer om de hoek met een veldspuit. Van hydrauliek tot pneumatiek. Zelfs in de achtbanen van grote pretparken kom je onze manometers tegen.”

Een frisse blik

Robin werkt inmiddels iets meer dan een jaar bij het bedrijf, maar is geen onbekende. “Ik kom hier al zo’n zeven jaar over de vloer”, vertelt hij. “Ik heb een relatie met de dochter van Wilbert, dus ik kende het bedrijf al goed.” Zijn achtergrond ligt in de hightech industrie, bij een organisatie met meer dan 2.000 medewerkers. “Dat werk was strak afgebakend en behoorlijk anoniem”, zegt hij. “Bij EMVO werken we in een klein, gezellig team en kan ik me met van alles bezighouden: van marketing tot logistiek en van inkoop tot verkoop. Een verademing!”

Voor Wilbert was de frisse blik van Robin precies wat het bedrijf nodig had. “Ik vond het belangrijk dat Robin verandering bracht. Zonder verandering geen vooruitgang, daar geloof ik heilig in. In de afgelopen twintig jaar hebben we nooit stil gezeten. Bewogen we altijd mee met de markt en met de tijd. Dat is tevens onze kracht, we leunen nooit achterover.”

“Vroeger waren we één tot twee maanden per jaar bezig met de jaarlijkse prijsafspraken. Nu is dat met een paar uur geregeld. Tel uit je winst. Een gigantische efficiencyslag.”

Nieuw ERP-systeem

Een van de eerste grote projecten die Robin oppakte, was het ERP-systeem. “Bij mijn vorige werkgever werkte ik met SAP en Microsoft Power BI. Bij EMVO werkten we nog met een vrij simpel systeem, waarin ik veel orders handmatig moest invoeren. Enorm inefficiënt. Bovendien miste ik managementinformatie. Ik had geen overzicht.” Robin ging op onderzoek uit. “Ik las businesscases, zocht informatie via ChatGPT en nodigde drie partijen uit.” Uiteindelijk viel de keuze op Exact. “De gesprekken waren prettig en de software bood veel functionaliteit. Bovendien werkte onze financiële afdeling al naar volle tevredenheid met Exact, wat vertrouwen gaf.”

Meer slagkracht met Exact

Minimaal 6 uur minder werk per week
Tot 25% lagere voorraadkosten
Minder fouten, meer overzicht

Partner nodig

Toch bleek de implementatie uitdagender dan verwacht. “We kregen een consultant die onze data overzette naar Exact Online Handel Plus. Dat ging op zich goed, maar toen we live gingen, merkten we dat we veel functionaliteiten misten en het systeem nog niet goed beheersten. “Intern was dat best een intensieve periode, al hebben klanten er gelukkig nauwelijks iets van gemerkt”, verzucht Robin. “Het was duidelijk dat er iets moest gebeuren. We hadden een partner nodig die met ons meedacht en ervoor zou zorgen dat Exact aansloot op onze bedrijfsprocessen.” Ook nu werd er zorgvuldig gekozen. “We hebben drie implementatiepartners bekeken”, zegt Wilbert. “Maar Business Experts sprong eruit. Martijn belde meteen terug en stond kort daarna al op de stoep. Die persoonlijke aanpak sprak ons enorm aan. Zo werken wij zelf ook.”

Plan een adviesgesprek (30 min.)

Meters maken

Vanaf dat moment ging het snel. “Toen zij aan de slag gingen, konden we echt meters maken”, vertelt Robin. “We verwerken dagelijks tientallen orders. Daar zitten inkoop, voorraadbeheer, offertes, facturering en verzending aan vast. Dat is nu grotendeels geautomatiseerd. Ook onze verzendkosten worden automatisch berekend, net als de btw-verwerking voor binnen- en buitenland. En alles is gekoppeld aan Exact.”

Er volgden meer verbeteringen: “Ons magazijn werkte nog met papieren picklijsten en pakbonnen. Dat was omslachtig. Sinds kort gaat alles via een app. Zodra een order wordt vrijgegeven, verschijnt die automatisch in het scherm. Zelfs de productsamenstelling staat erbij”, vertelt Robin enthousiast. Ook de koppeling met verzending en facturatie is geoptimaliseerd. Alle pakbonnen, DHL-labels en facturen lopen automatisch door. De winst is duidelijk meetbaar. “Alleen al met automatisch factureren besparen we een halve dag per week. En met DHL-labels nog eens vijf uur. Bovendien haal je de foutgevoeligheid eruit.”

“Je wilt dat software naadloos aansluit op je organisatie. Dat is precies wat Business Experts regelt. Het is een investering die zichzelf terugverdiend.”

Inzicht als basis voor groei

Naast automatisering lag de nadruk op inzicht. “In Exact zag ik meteen onze omzet en kon ik die vergelijken met vorig jaar. Dat gaf ruimte voor analyse en hielp bij het maken van strategische keuzes. Voor nog meer overzicht vroeg ik Arsil van Business Experts om een verkoopdashboard in Power BI te ontwikkelen. Als een klant belt, zien we direct of een product op voorraad is en welke prijsafspraken gelden. Alles in één oogopslag”, glundert Robin. “Na het verkoopdashboard volgt een voorraaddashboard, waarmee we per artikel kunnen zien aan wie we het verkopen, wat de samenstelling en voorraadstatus is en wat er onderweg is. Dat is echt goud!”

Overstap naar Exact Online Handel Premium

Inmiddels is EMVO Techniek van een Exact Online Handel Plus pakket overgestapt naar Exact Online Handel Premium in de cloud. “Tijdens het implementatietraject zijn we om de tafel gegaan met ons eigen team en hebben we in de verkoopvergadering alles geïnventariseerd waar we intern tegenaan liepen. Dat leverde nog eens 32 pijnpunten op. Samen met Business Experts hebben we toen een plan van aanpak opgesteld. Niet alles kon direct opgelost worden, maar al snel bleek dat we met de mogelijkheden van de Premium editie van Exact Online beter af waren. Arsil heeft ons hierbij fantastisch geholpen”, zegt Robin. “Hij heeft enorm veel kennis. Business Experts voelt echt als een verlengstuk van ons team.”

“Ik kan me eigenlijk ook niet voorstellen dat je overstapt naar Exact, zónder een implementatiepartner”, vult Wilbert aan. “Anders blijf je zwemmen. Je wilt dat je software naadloos aansluit op je organisatie. Dat is precies wat Business Experts regelt. Het is een investering die zichzelf terugverdient.”

Gigantische efficiencyslag

De voordelen zijn ook zichtbaar in andere processen. “Vroeger waren we één tot twee maanden per jaar bezig met de jaarlijkse prijsafspraken. Nu is dat met een paar uur geregeld. Tel uit je winst. Een gigantische efficiencyslag.” Ook voorraadbeheer is slimmer ingericht. “We werken met minimale voorraadniveaus. Die zijn essentieel voor onze business. Op basis van historische data van drie jaar worden die nu automatisch berekend. We krijgen meldingen bij een inactieve voorraad. Dat is proactief werken.” De blik is gericht op de toekomst. “We blijven investeren in automatisering”, zegt Robin. “Het magazijn verder digitaliseren, automatische mails naar leveranciers bij vertragingen, herinneringen voor kalibraties. Met nog meer nadruk op klantgerichtheid.” Wilbert knikt instemmend, maar voegt er met een glimlach aan toe: “Automatisering is prachtig en helpt ons enorm vooruit. Maar uiteindelijk moeten we ook zelf blijven nadenken. Samen een Brabants bakkie drinken, blijft gelukkig mensenwerk.”