Van ambacht naar acceleratie:

De procesoptimalisatie van Lake Cycling

De wielerwereld heeft de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen. Alleen al in Nederland zijn er ruim anderhalf miljoen actieve wielrenners, wat zorgt voor een groeiend aantal merken dat zich op deze doelgroep richt. In dit speelveld rijdt Lake Cycling al jaren overtuigend in de kopgroep. Met fietsschoenen die wereldwijd bekend staan om hun compromisloze pasvorm en maximaal comfort weet het merk zich blijvend te positioneren in het hoogste segment. In gesprek met mede-eigenaar Bob Maas gaan we in op de kracht van vakmanschap én de kracht van procesoptimalisatie.

“Fietsen is booming. Ondanks dat er de afgelopen jaren veel merken zijn bijgekomen, hebben wij nooit getwijfeld aan onze positie. Onze fietsschoenen zijn puur vakmanschap. De pasvorm en het comfort laten zich met geen enkele andere schoen vergelijken”, vertelt Bob. Lake Cycling ontwikkelt wielerschoenen in verschillende leesten, breedtes en volumes. “We maken toonaangevend brede fietsschoenen, waarin je probleemloos kilometerslang kunt fietsen. Dat is waar we voor staan.”

Wereldwijd dealernetwerk

Die duidelijke positionering vormde de basis voor stevige groei. Wat in 2011 begon als een klein team van drie mensen, is inmiddels uitgegroeid tot een internationale organisatie met 160 medewerkers, meerdere vestigingen en productielocaties in China en Zuid-Korea. “De eerste anderhalf jaar werkten we gewoon vanuit huis. Als je dan ziet waar we 15 jaar later staan, dan hebben we echt een enorme ontwikkeling doorgemaakt.” Met een wereldwijd dealernetwerk en een combinatie van B2B- en B2C-verkoopkanalen, verwerkt Lake Cycling dagelijks tientallen orders.

Schaalbaarheid en inzicht

Die groei bracht ook complexiteit met zich mee. In de beginjaren werkte Lake Cycling met Excel en een basisversie van Exact Online, gekoppeld aan enkele webshops. Dat voldeed prima in de startfase, maar werd al snel een bottleneck. Bob: “Op een gegeven moment merk je gewoon dat je eruit groeit. De functionaliteiten waren te beperkt geworden voor waar wij als organisatie stonden.” De behoefte aan schaalbaarheid, inzicht en procesoptimalisatie werd steeds groter.

“We hebben nu real-time inzicht in prestaties en weten exact wie welke omzet draait. Dat geeft grip op de business.”

Flexibiliteit en gebruiksgemak

Samen met Business Experts ging Lake Cycling op zoek naar een toekomstbestendige oplossing. “We hebben ons laten adviseren en gekeken naar verschillende opties, waaronder Exact Globe en Exact Online Premium. Uiteindelijk kozen we voor Exact Online Premium vanwege de flexibiliteit en het gebruiksgemak.” Die keuze bleek een belangrijke stap in het verder professionaliseren van de organisatie.

Artikelplanning

Met de implementatie van Exact Online Premium kreeg Lake Cycling meer grip op de bedrijfsprocessen. Zo werd de artikelplanning aanzienlijk verbeterd. “We wilden op basis van productkenmerken en omschrijvingen snel kunnen selecteren en plannen. Maar vooral ook dat orders direct gekoppeld zijn aan beschikbaarheid; zowel wat betreft voorraad als lopende bestellingen.”

Werk ook sneller en effectiever:

Verwerk je orders >20% sneller
Maak je warehouse >17% efficiënter
Volg je offertes >35% sneller op

Plan een adviesgesprek (30 min.)

Grip op de business

Naast efficiëntie was er een sterke behoefte aan betere managementinzichten. “We wilden graag weten welk saleskanaal of welke medewerker een order binnenhaalt. Dat is niet alleen belangrijk voor de verdeling van commissies, maar ook om onze marges goed te kunnen analyseren”, vertelt Bob. Door het vastleggen van verantwoordelijken op orderniveau heeft Lake Cycling nu real-time inzicht in prestaties. “We weten exact wie welke omzet draait. Dat geeft grip op de business.”

Standaardisatie en foutreductie

Ook op het gebied van standaardisatie en foutreductie biedt Exact Online Premium uitkomst. Bob: “Het is nu bijvoorbeeld niet meer mogelijk om een orderregel zonder BTW-code aan te maken. Daarnaast zijn onze facturatieprocessen verbeterd. Alles wat we nog moeten factureren, hebben we nu in één overzicht staan. Daarnaast heeft Arsil van Business Experts met de ‘Flex en Automate’ functie binnen Exact geregeld dat alle webshoporders voortaan automatisch gefactureerd worden. Facturen worden dus sneller gegenereerd, waardoor betalingen ook minder vertraging oplopen. Tenminste, niet vanuit onze kant”, voegt Bob lachend toe.

“Onze orders zijn nu direct gekoppeld aan beschikbaarheid; zowel wat betreft voorraad als lopende bestellingen.”

Flexibiliteit

Internationale processen, zoals de samenwerking met de productielocaties in Azië, zijn eveneens efficiënter ingericht. “Voorheen was het aanmaken van bestellingen voor onze locatie in China een tijdrovende, handmatige klus. Met hulp van Business Experts hebben we dat proces geoptimaliseerd. Dat scheelt ons veel tijd.” Ook logistiek biedt het Exact Online Premium meer flexibiliteit. “We kunnen nu per orderregel bepalen vanuit welk magazijn geleverd wordt en daar automatisch de juiste levering en pakbon aan koppelen.”

Snel schakelen

Volgens Bob zit de echte meerwaarde niet alleen in de software, maar vooral ook in de samenwerking. “Wat betreft automatisering halen we nog lang niet alles uit onze systemen. We moeten volop aan de slag met ons warehouse. Ook het orderproces kan veel efficiënter. Ja, wat dat betreft hebben we echt nog wel een wensenlijstje, maar het begin is er. Samen zetten we stappen vooruit. Dat telt. Business Experts begrijpt hoe wij werken en waar we naartoe willen. Ze denken mee, schakelen snel en zorgen dat Exact steeds beter aansluit bij onze business. Goud!”