Last van ‘scope creep’ bij een IT-project? Ga zakdoekje leggen!

Project management is een vak op zich. Een vak dat lang niet iedereen even goed verstaat. Met talloze succesvolle implementatieprojecten achter onze kiezen, durven we best te stellen dat dit juist een van onze sterke kanten is. Sommige tools die we daarbij gebruiken zijn zelfs ‘kinderlijk’ eenvoudig. Maar ja, we waren als kind dan ook dol op zakdoekje leggen…

Tijd, Geld, Kwaliteit en Scope

Voor ieder ERP-implementatieproject worden vooraf door de opdrachtgever een aantal randvoorwaarden opgesteld. Vier voorwaarden die standaard aan bod komen zijn: Tijd (wanneer het project moet worden opgeleverd), Geld (wat het maximaal mag kosten), Kwaliteit (spreekt voor zich) en Scope. Bij de laatste voorwaarde gaat het om ‘alles wat wel (bereik) en niet (afbakening) tot de opdracht hoort’. Tijdens de uitvoering van projecten zien we vaak dat één of meerdere van deze factoren veranderen dan wel iets worden opgerekt. Dat heeft in de regel direct gevolgen voor de andere factoren.

Serieuze bedreiging

Zo heeft een toename van de scope direct een negatieve invloed op het budget en/of de doorlooptijd. Omdat dit meestal langzaam en bijna ongemerkt gebeurt, heeft dit fenomeen de bijnaam ‘scope creep’ gekregen. Vanwege de geleidelijk oplopende kosten en doorlooptijd vormt scope creep een serieuze bedreiging voor ieder project. Wanneer dit uit de hand dreigt te lopen, is het tijd voor een potje zakdoekje leggen. Of eigenlijk ‘trekken’. Neem hiervoor een papieren zakdoekje in gedachten en vouw het open. Op de vier hoeken schrijf je respectievelijk een T (tijd), een G (geld), een K (kwaliteit) en een S (scope).

Meebewegen

Stel je nu voor dat vier mensen ieder een punt vastpakken en de opdracht krijgen dat er weliswaar getrokken en geduwd mag worden, maar dat het zakdoekje onder géén beding mag scheuren. Wordt er bijvoorbeeld aan de T-punt getrokken (‘eind van de week klaar’), dan móeten de andere punten meebewegen om binnen budget en de gevraagde kwaliteit te blijven. Hetzelfde geldt voor de punt met de S. Als daar aan wordt getrokken (‘doe dit er ook nog even bij’), dan moeten de andere punten meebuigen als we er geen extra geld (G) voor willen uitgeven of concessies willen doen ten aanzien van de opleverdatum (T).

In balans houden

Een goede project manager weet deze vier aandachtsgebieden in balans te houden. De projectmethodiek van Business Experts brengt structuur aan in dit proces en onze ervaren project managers zorgen voor een correcte afhandeling binnen de gestelde randvoorwaarden. In onze aanpak staan de volgende acties centraal:

• We formuleren een duidelijke doelstelling; waarom gaan we geld uitgeven?
• We kiezen een fasering en aanpak die past bij jouw organisatie en cultuur.
• We overzien als expert het hele speelveld en de daarbij behorende risico’s.
• We zorgen voor een taakverdeling van de activiteiten en goede coördinatie van de werkzaamheden die door jouw medewerkers en onze consultants worden uitgevoerd.
• We controleren voortdurend de voortgang, kwaliteit en kosten en informeren jou periodiek over de gang van zaken.
• Na afloop volgt een gezamenlijke evaluatie en doen we aanbevelingen voor volgende projecten.

Kortom: alles is tot in de (vier) puntjes geregeld!